Es probable que usted haya pensado más de una vez en montar su propio negocio. Pero el desconocimiento de cómo hacerlo, unido a la alta estadística de negocios que fracasan en los primeros años de establecido -1 de cada 2 según la Administración Federal de Pequeños Negocios-, le hayan frenado a dar ese primer gran paso.
Afortunadamente, hay varias cosas que usted puede hacer antes de comenzar, sin arriesgar su dinero y su tiempo, y que aumentarían las probabilidades de éxito de su nueva empresa. Aunque cada iniciativa es única, y tiene sus oportunidades y riesgos, hay ciertos pasos básicos que aplican a toda actividad empresarial.
Negocios entrevistó a expertos en la creación y desarrollo de empresas y, a continuación, les presenta una guía con los pasos a seguir:
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Identificación de la idea del negocio
“Una de las cosas que me he percatado a través de los años es que la gente busca la idea mirando hacia el lado. Se les hace más fácil mirar hacia afuera y copiar lo que al vecino le está funcionando”, dijo Anita Paniagua, consultora y coordinadora del Programa de Certificado Profesional para Emprendedores de Negocios de la Universidad de Puerto Rico en Río Piedras.
Para evitar esa mala práctica, Paniagua recomienda que el futuro empresario comience haciendo una lista de las actividades que disfruta hacer, así como de las habilidades y conocimientos que posee. El negocio que intente desarrollar tiene que convertirse en su proyecto de vida, por eso es crucial que la idea le apasione.
“Cuando esa llamita (la idea) hace click y surge ese proyecto de vida, el resto del proceso es más fácil”, expresó Paniagua.
Hay que aclarar que una idea no es lo mismo que una oportunidad de negocios. “Tener una excelente idea no es nada si no la ejecutas. La idea se convierte en una oportunidad cuando hay un mercado dispuesto a comprar lo que tú ofreces, cuando hay clientes que tienen dinero para gastar en tu producto o servicio”, señaló Francisco Uriarte, principal de ESP Group, una firma local de consultoría financiera y de negocios.
Cuando esa idea resuelve un “dolor de cabeza” a alguien -por ejemplo: reduce costos, ahorra tiempo, alivia un dolor físico, mejora el flujo de efectivo-, entonces, según Uriarte, hay una mayor oportunidad de que ese negocio tenga más éxito que uno que sólo venda productos que dan placer.
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Diseño del modelo de negocio
Una vez identificada la oportunidad, hay que esbozar cómo ejecutarla. Entre las decisiones a tomar están cuánto tiempo se le dedicará al negocio y si se trabajará a tiempo parcial o a tiempo completo.
Hay varias formas o modelos que puede adoptar, entre ellos, establecerlo como negocio desde el hogar, franquicia, en local comercial, a través de internet, obteniendo la licencia de un producto, o como negocio multinivel.
Cada una de las opciones arriba mencionadas tiene sus pros y sus contras. Por ejemplo, en un negocio desde el hogar la inversión es menor que la de un local comercial, pero tiene la desventaja de que el tráfico de clientes estará restringido y la privacidad del hogar podría afectarse.
Para Alex Ochard, empresario y experto en internet, la web es una oportunidad de montar un negocio rápido, a un bajo costo y no requiere tener un conocimiento avanzado en computadoras. “Todo el mundo puede establecer un negocio por internet. Si sabe enviar emails, puede establecer su propia página”.
Ochard explica que, a diferencia de los modelos tradicionales de negocio donde el empresario busca atraer clientes a su empresa, en internet el cliente es el que te busca a ti.
En el caso de las franquicias y las licencias, el riesgo es menor que si se empieza el negocio desde cero. Sin embargo, la creatividad del empresario está limitada, pues hay que seguir los parámetros de la compañía matriz.
Al definir el modelo de negocios, el empresario tiene que tomar en cuenta cuánto dinero necesitará gastar para poder vender, señala Uriarte. La clave es gastar lo necesario para generar la mayor ganancia posible.
“A veces no hace falta comprar equipos y maquinaria para hacer un producto, se podrían ir $5 millones en eso. Pero con sólo $100,000 puedo buscar el producto en otro país y empezar a venderlo más rápido”, manifestó el también presidente de la junta directiva de Grupo Guayacán.
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Preparación del Plan de Negocios
“Dedíquele el tiempo necesario a este plan”, recomienda Carlos Jiménez, dueño de la cadena de cambio de aceite y filtro Fast Lane y fundador del “Young Entrepreneurship Education System”. Es aconsejable ponerlo por escrito, pues sirve de guía para dirigir las acciones y pensamientos, y hace visualizar al empresario el futuro funcionamiento y operación del negocio.
Existen muchos formatos de planes de negocio, algunos de los cuales se consiguen a través de internet. En términos generales, todos buscan contestar el cómo, quién y cuándo se establecerá el negocio.
El cómo se refiere a los recursos financieros, ya sea ahorros, ayuda de familiares, préstamos o inversionistas. “Muchas veces no hacen falta préstamos, sino identificar una oportunidad y posibles clientes, pues la creatividad puede más que cualquier préstamo”, dice Paniagua.
Otros datos a incluir en el plan están: la localidad (quiosco, dentro de otro negocio, internet, entre otros), los recursos humanos -ya sea empleados o contratistas profesionales- y el equipo gerencial.
“Para cualquier oportunidad empresarial, el equipo gerencial es crucial. En algunos casos, es más importante, incluso, que la localización”, opinó Uriarte. El líder debe tener afinidad con el mercado que se persigue y el resto de los integrantes del equipo, una experiencia relevante combinada en operaciones, mercadeo, finanzas y en la industria que se interesa entrar.
Paniagua, por su parte, recalca que el líder no puede tener todos los sombreros, por lo que necesita un equipo al cual delegar los aspectos técnicos, según va creciendo el negocio.
“El empresario es el que tiene la visión y desarrolla oportunidades para otros. Él se concentra más en adiestrarse en nuevas técnicas y tendencias en la industria, y en identificar oportunidades para nuevos mercados y negocios”.
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Selección de la estructura organizacional
Las tres formas básicas de estructurar la empresa son: negocio individual, sociedad y corporación. Todas tienen sus ventajas y desventajas, por lo que es conveniente que el empresario busque asesoría legal y contributiva para que le ayude a determinar la que más le conviene.
“La selección de la estructura legal o la manera de organizar el negocio es importantísimo en el desarrollo de un negocio, entre otras cosas, por el efecto que tendrá en el pago de los impuestos sobre ingresos”, señala José Juan Torres Rodríguez, abogado y contador público autorizado (CPA).
El negocio individual (conocido como DBA, por su acrónimo en inglés) es la más común de todas, ya que es la manera más sencilla de iniciar la empresa, pues no requiere procesos de incorporación y la tasa contributiva es menor que la de la corporación. Pero entre sus desventajas está que el crecimiento de la empresa es limitado, ya que dependerá de la capacidad de financiamiento del dueño.
De acuerdo al negocio y a las destrezas que posea, el empresario debe analizar si lo monta solo o busca socios. Mientras más pequeña la empresa, menos necesitará del socio. Una de las ventajas de la sociedad es que el riesgo es compartido, aunque la desventaja es que las ganancias también.
“Aquí no somos propicios a tener socios porque queremos tener el control de todo, pero así te limitas a crecer. Tú puedes tener el control de la compañía, sin ser dueño del 100% de las acciones”, señala Uriarte.
La corporación es un ente legal independiente de los dueños. La misma se registra en el Departamento de Estado, y requiere la radicación de informes financieros anuales. Como regla general, tiene dos niveles de tributación: la de la entidad legal y la de los socios cuando estos reciben la distribución de la ganancia en forma de dividendos.
Sin embargo, esta doble tributación pudiera, en algunos casos, evitarse al estructurar el negocio como una corporación de individuos, indica el CPA Torres Rodríguez. Agrega que una sociedad especial también evita la doble tributación.
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Gestión de financiamiento
Aunque la banca atraviesa por una etapa difícil, eso no significa que no esté dispuesta a prestar. Eso sí, ahora está mucho más exigente que antes. Pero los bancos privados no son la única alternativa de financiamiento disponible.
Tradicionalmente, los ahorros personales han sido la primera fuente que utilizan los empresarios incipientes, seguido por los préstamos de familiares y amigos. Otras opciones son las tarjetas de crédito, el Banco de Desarrollo Económico, inversionistas privados, subvenciones federales, líneas de crédito comercial, y ángeles inversionistas.
El Plan de Negocios será requerido por la mayoría de las entidades que ofrecen financiamiento.
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Diseño del mercadeo
El mercadeo es, tal vez, la parte más importante de la planificación del negocio, ya que sin clientes no hay negocio, según Daniel Nazario, consultor externo del Centro de Desarrollo y Tecnología de Pequeñas Empresas (SBDTC, por sus siglas en inglés) de la Universidad Interamericana.
Nazario recomienda que el empresario evalúe sus fortalezas y debilidades, así como las oportunidades y amenazas externas. “Eso le ayudará a enfocar en qué productos o servicios ofrecer, en vez de intentar ofrecerlos todos a la vez”. Recordó que, en mercadeo, la diferenciación es importante, así como el tener una propuesta de valor añadido.
Basado en la competencia y en la capacidad que tenga el negocio para satisfacer el mercado, se determina cuánto es el volumen de ventas que podría generar. Es aconsejable estimar las ventas para los primeros tres años (segmentadas por mes para reflejar las fluctuaciones, si alguna, de la industria).
En cuanto a la política de precios, Nazario opinó que no siempre es efectivo tener el precio más bajo. Antes de asignarlo, hay que conocer bien la estructura de costos del negocio. Agregó que, a veces, el cliente prefiere pagar más a cambio de recibir un producto de calidad superior o un servicio más completo.
Dentro del análisis, hay que establecer cuánto se quiere ganar el empresario, y basado en esa proyección asignar los recursos. Además, debe calcular cuánto es lo mínimo que tiene que vender cada mes para cubrir los costos fijos, como lo son la renta, la nómina y la factura de los servicios básicos, entre otros.
Otro aspecto del mercadeo es el nombre del negocio. Joan Lavergne, consultora certificada en negocios del SBDTC en San Germán, recomienda que, al seleccionarlo, se escoja uno que refleje lo que el negocio ofrece. Aconsejó también diseñar un logo que refuerce la imagen que la empresa quiere proyectar en el mercado. “El logo ayuda a crear la identidad del negocio y debe usarse en todo, en el papel timbrado, en las etiquetas de los productos, en el uniforme de los empleados”.
Antes de lanzar el negocio, Lavergne le sugiere al empresario que diseñe una campaña promocional para empezar a crear el factor de reconocimiento de marca. Para eso, puede hacer uso de los directorios de negocios de las entidades empresariales, los correos electrónicos, las presentaciones directas a las empresas, el auspicio de actividades, y las redes sociales, entre otras.
“Muchas de las compañías que están comenzando hoy día usan más el mercadeo directo o de relaciones. Ahí las redes sociales pueden ayudarte a llegar a grupo de personas más específicos y de una manera más económica”, dijo, por su parte, Nazario.
Para el presupuesto de mercadeo, la empresa puede asignar entre un 3% y un 10% del total de las ventas estimadas. Lavergne enfatizó en que el empresario esboce una política de servicio al cliente, ya que un buen servicio es una de las mejores estrategias de mercadeo para cualquier negocio.
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Asesoramiento profesional
Los recursos de apoyo abundan -ya sea gratis o pagando- para ayudar en la creación y desarrollo de un negocio. Entre los profesionales que podría necesitar un empresario figuran abogados, contadores, corredor de bienes raíces, diseñadores gráficos y consultores empresariales.
Entidades como el SBDTC, la Compañía de Comercio y Exportación y el Instituto Empresarial de la Mujer de la Universidad del Sagrado Corazón ofrecen seminarios y asesoría individualizada especializada en temas empresariales.
Además, las universidades, las asociaciones empresariales, los periódicos, las agencias gubernamentales, el Censo Federal, las revistas especializadas y el internet son otras fuentes de información a consultar por todo aquel que interese lanzarse a montar su propia empresa.
